Over het beheren van archieven in Atlantis
De archiefbeheer oplossing biedt volledige ondersteuning bij het beheren van archiefmateriaal. Van het registreren van nieuwe aanwinsten en het inventariseren van collecties, tot het verwerken en registreren van verliezen. Alles wordt efficiënt en overzichtelijk vastgelegd.
Archieven
Door de module Archiefbeheer kunnen archiefcollecties op een flexibele, efficiënte en overzichtelijke manier worden opgebouwd volgens internationale archiefstandaarden. De archiefbeheeroplossing biedt volledige ondersteuning bij het beheren van archiefmateriaal: van het registreren van nieuwe aanwinsten en het inventariseren van collecties, tot het verwerken en registreren van verliezen – alles wordt efficiënt en overzichtelijk vastgelegd. Atlantis Archiefbeheer biedt hiermee een complete oplossing voor het beheren én online presenteren van archieven.
De module waarborgt een gestructureerde en samenhangende presentatie van archiefinformatie door gebruik te maken van internationale archiefstandaarden. Concreet betekent dit dat archiefvormers worden beschreven conform de ISAAR(CPF)-standaard. Archieven, toegangen en bestanddelen volgen de ISAD(G)-standaard. Daarnaast worden functies beschreven volgens de ISDF-standaard. De toepassing van standaarden in combinatie met zoekingangen en hiërarchische navigatiesystemen zorgen voor een gestructureerde presentatie van informatie.
Standaard aanwezig in deze module zijn: Archieven, archiefvormers, bestanddelen, ordeningen, toegangen, aanwinsten, verliezen, inventariseren, bewerken, uitlenen, bruikleen, aanvragen voor inzage en het bestellen van reproducties.
Depotbeheer in combinatie met archiefbeheer
Depotbeheer is een essentieel onderdeel van de archiefsoftware. Hierdoor kunnen depots flexibel worden ingericht. Blokken en stukken kunnen eenvoudig in het depot worden geplaatst, terwijl altijd inzichtelijk is hoeveel ruimte per depot, stelling, kast of plank nog beschikbaar is. Bovendien biedt de module handige navigatiefuncties om efficiënt door het depotoverzicht te navigeren.
Openbaarheid en beperkingen van archiefstukken
Atlantis Archiefbeheer registreert de beschikbaarheid van archiefstukken en eventuele beperkingen in openbaarheid, zoals Voor Vernietiging Vatbaar, reeds uitgeleend of in bruikleen. Alle archiefstukken worden correct behandeld, en medewerkers en bezoekers worden direct geïnformeerd over de geldende archiefrechten en beperkingen.
Onderwerpen bij het beheren van archieven
Blader door verschillende thema's die betrekking hebben op het registeren en beheren van archieven in Atlantis.
Door uw archief op te bouwen volgens de ISAD(G)-norm, is de ontsluiting direct downloadbaar als PDF. Deze gestructureerde aanpak in Atlantis biedt een kant-en-klare inventaris.
Richt depotlocaties volledig naar eigen wens in en koppel objecten aan plekken voor direct inzicht in de afmetingen, bezetting en opslagcapaciteit.
OCR in Atlantis digitaliseert tekst van scans en handschriften (via AI-koppelingen). Hit highlighting projecteert die herkende tekst direct op het beeld in de viewer voor betere doorzoekbaarheid.
Deel je collectie volgens de principes van Netwerk Digitaal Erfgoed. Atlantis is volledig NDE Compatibel.
FAQ over het registreren en beheren van archieven
Veel gestelde vragen over het registeren en beheren van archieven, voorzien van een beknopt antwoord. Staat je vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op.
Kan de Archiefbeheer module samenwerken met een e-depot?
Ja, Atlantis biedt een volledige en OAIS-compliant samenwerking met elk e-depot. Bestanden en metadata worden real-time uitgewisseld via een bi-directionele verbinding.
Kan de status van een archiefstuk (bijv. 'in bruikleen') automatisch invloed hebben op wat bezoekers zien in de Publieksomgeving?
Ja. Het systeem registreert beperkingen in openbaarheid, zoals 'uitgeleend' of 'in bruikleen'. Medewerkers en bezoekers worden direct geïnformeerd over geldende rechten en beperkingen.
Kan ik alle relaties inzichtelijk maken die gelegd zijn met een specifiek archiefstuk?
Het is mogelijk alle gelegde relaties met een archief in te zien. Alle relatietabbladen in de module zijn hiervoor geschikt voor het inzien van onderlinge relaties.