Over het beheren van dossiers in Atlantis
In deze module worden afgesloten zaken beheerd in de vorm van zaakdossiers. De structuur bestaat uit Series, Dossiers en Documenten, waarmee zaken overzichtelijk worden vastgelegd en geraadpleegd.
Dossiers
Dossierbeheer is essentieel voor het ordenen, bewaren en terugvinden van informatie. Door gebruik te maken van een hiërarchische structuur met series, dossiers en documenten kunnen zaken overzichtelijk worden vastgelegd. Dit ondersteunt een systematische manier van werken en maakt het eenvoudiger om informatie terug te krijgen.
Naast het bewaren van documenten biedt Atlantis mogelijkheden om de samenhang tussen verschillende stukken informatie inzichtelijk te maken. Zo kunnen documenten, metadata en bijlagen gekoppeld worden aan één dossier, zodat het volledige verloop van een zaak zichtbaar wordt. Dit maakt het mogelijk om processen achteraf te reconstrueren en inzicht te krijgen in hoe beslissingen tot stand zijn gekomen. Tegelijkertijd zorgen functies voor toegangsbeheer en het afschermen van privacygevoelige informatie ervoor dat vertrouwelijke gegevens beschermd blijven, terwijl overige informatie toegankelijk en doorzoekbaar blijft.
Beheer van bouwdossiers
Binnen het dossierbeheer kunnen specifieke toepassingen, zoals Bouwdossiers, alle documenten en gegevens rondom bouw- en vergunningszaken centraal vastleggen. Hierbij worden bouwtechnische tekeningen, vergunningaanvragen en relevante metadata samengebracht, waardoor informatie volledig reproduceerbaar en doorzoekbaar wordt.
Dossiers koppelen en publiceren
Aan een dossier kunnen verschillende informatieobjecten worden gekoppeld, zoals bijlagen, formulieren of correspondentie. Daarnaast is het mogelijk om relaties te leggen met archieven, andere toegangen of zelfs andere zaakdossiers, waardoor samenhang en context tussen verschillende zaken inzichtelijk blijft. Voor elk dossier kan bovendien het auteursrecht worden vastgelegd en aangegeven of het geschikt is voor publicatie op internet. Dit maakt het beheer van dossiers niet alleen overzichtelijker, maar biedt ook controle over rechten en de beschikbaarheid van informatie voor een breder publiek.
Onderwerpen bij het beheren van dossiers
Blader door verschillende thema's die betrekking hebben op het registeren en beheren van dossiers in Atlantis.
Leg adresgegevens of coordinaatgegevens vast. Deze gegevens kunnen gebruikt worden om locaties te tonen via een kaart.
Atlantis kan bi-directionair koppelen met externe e-Depots. Dat betekent dat wij zowel kunnen ingesten (uploaden en muteren via Atlantis) als kunnen raadplegen (ingesten buiten ons om, ophalen via Atlantis voor raadpleging / publicatie).
Atlantis biedt een tool om seriegewijsvelden of keuzelijsten te verbinden aan termen uit een Linked Open Data Termenlijst.
Atlantis integreert externe AI tools voor o.a. transcriberen van handgeschreven document en voor beeldtagging.
FAQ
Veel gestelde vragen over het registeren en beheren van dossiers, voorzien van een beknopt antwoord. Staat je vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op.
Kan Atlantis ook locaties tonen binnen een dossier?
Atlantis kan koppelen met BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), die de officiële gegevens bevat van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar oppervlakte en locatie op kaart, die vervolgens in Atlantis ook kunnen worden getoond.
Hoe gebruik ik het identificatie kenmerk van een dossier?
Het identificatiekenmerk geeft elk dossier een unieke code, zodat het snel terug te vinden is binnen de module. Analoge identificatiekenmerken kunnen daarnaast worden geregistreerd om koppelingen met papieren archieven te behouden.
Wat is het verschil tussen begindatum, einddatum en datering?
De begindatum en einddatum geven de looptijd van de zaak aan, terwijl de datering het moment van het opstellen of registreren van het dossier aangeeft.
Wat kan ik doen met locatie‑ en straatgegevens?
Locatie, straatnaam en nummer, en plaats helpen om dossiers te koppelen aan fysieke objecten of projecten. Deze informatie vergemakkelijkt zoekacties op basis van geografische criteria.