Over het beheren van archieven in Atlantis
De archiefbeheer oplossing biedt volledige ondersteuning bij het beheren van archiefmateriaal. Van het registreren van nieuwe aanwinsten en het inventariseren van collecties, tot het verwerken en registreren van verliezen – alles wordt efficiënt en overzichtelijk vastgelegd.
Archieven
Door de module archiefbeheer kunnen archiefcollecties op een flexibele, efficiënte en overzichtelijke manier worden opgebouwd volgens internationale standaarden. Atlantis Archiefbeheer biedt een complete oplossing voor het beheren en online presenteren van archieven.
De module waarborgt een gestructureerde en samenhangende presentatie van archiefinformatie door gebruik te maken van internationale archiefstandaarden. Concreet betekent dit dat archiefvormers (organisaties, personen, families) worden beschreven conform de ISAAR(CPF)-standaard. Archieven, toegangen en bestanddelen volgen de ISAD(G)-standaard. Daarnaast worden functies beschreven volgens de ISDF-standaard. De toepassing van standaarden in combinatie met zoekingangen en hiërarchische navigatiesystemen zorgen voor een gestructureerde en samenhangende presentatie van informatie.
Standaard aanwezig in deze module is: Archieven, archiefvormers, bestanddelen, ordeningen, toegangen, aanwinsten, verliezen, inventariseren, bewerken, uitlenen, bruikleen, aanvragen voor inzage en het bestellen van reproducties.
Depotbeheer in combinatie met archiefbeheer
Depotbeheer is onderdeel van de archief software. Hierdoor kunnen depots flexibel worden ingericht. Zo kunnen blokken en stukken in het depot geplaatst worden en is inzichtelijk hoeveel ruimte per depot, stelling, kast of plank nog beschikbaar. Er worden navigatiefuncties geboden om door het depotoverzicht te navigeren.
Openbaarheid en beperkingen van archiefstukken
Atlantis Archiefbeheer registreert de beschikbaarheid van archiefstukken en eventuele beperkingen in openbaarheid, zoals Voor Vernietiging Vatbaar, reeds uitgeleend of in bruikleen. De stukken worden op correcte wijze behandeld en medewerkers en bezoekers worden direct geïnformeerd over geldende rechten en beperkingen.
Onderwerpen bij het beheren van archieven
Blader door verschillende thema's die betrekking hebben op het registeren en beheren van archieven in Atlantis.
Configureer onbeperkte hiërarchische locaties (stelling, plank, lade) met eigen benamingen. Koppel objecten en verpakkingen nauwkeurig aan deze locaties en beheer de bezetting en beschikbare ruimte automatisch op basis van instelbare afmetingen.
Atlantis kan bi-directionair koppelen met externe e-Depots. Dat betekent dat wij zowel kunnen ingesten (uploaden en muteren via Atlantis) als kunnen raadplegen (ingesten buiten ons om, ophalen via Atlantis voor raadpleging / publicatie).
Deel je collectie volgens de principes van Netwerk Digitaal Erfgoed. Atlantis is volledig NDE Compatibel.
FAQ over het registreren en beheren van archieven
Veel gestelde vragen over het registeren en beheren van archieven, voorzien van een beknopt antwoord. Staat je vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op.
Kan de Archiefbeheer module samenwerken met een e-depot?
Ja, Atlantis biedt een volledige en OAIS-compliant samenwerking met elk e-depot. Bestanden en metadata worden real-time uitgewisseld via een bi-directionele verbinding.
Kan de status van een archiefstuk (bijv. 'in bruikleen') automatisch invloed hebben op wat bezoekers zien in de Publieksomgeving?
Ja. Het systeem registreert beperkingen in openbaarheid, zoals 'uitgeleend' of 'in bruikleen'. Medewerkers en bezoekers worden direct geïnformeerd over geldende rechten en beperkingen.
Kan ik alle relaties inzichtelijk maken die gelegd zijn met een specifiek archiefstuk?
Het is mogelijk alle gelegde relaties met een archief in te zien. Alle relatietabbladen in de module zijn hiervoor geschikt voor het inzien van onderlinge relaties.