Over het beheren van dossiers in Atlantis
In deze module worden afgesloten zaken beheerd in de vorm van zaakdossiers. De structuur bestaat uit Series, Dossiers en Documenten, waarmee zaken overzichtelijk worden vastgelegd en geraadpleegd.
Dossiers
Dossierbeheer is essentieel voor het efficiënt ordenen, bewaren en terugvinden van informatie. Door gebruik te maken van een duidelijke hiërarchische structuur met series, dossiers en documenten, kunnen gegevens overzichtelijk worden vastgelegd. Dit systematische dossierbeheer ondersteunt een gestructureerde manier van werken en maakt het eenvoudiger om documenten en informatie snel terug te vinden.
Naast het bewaren van documenten biedt Atlantis mogelijkheden om de samenhang tussen verschillende stukken informatie inzichtelijk te maken. Zo kunnen documenten, metadata en bijlagen gekoppeld worden aan één dossier, zodat het volledige verloop van een zaak zichtbaar wordt. Dit maakt het mogelijk om processen achteraf te reconstrueren en inzicht te krijgen in hoe beslissingen tot stand zijn gekomen. Tegelijkertijd zorgen functies voor toegangsbeheer en het afschermen van privacygevoelige informatie ervoor dat vertrouwelijke gegevens beschermd blijven.
Beheer van bouwdossiers
Binnen het dossierbeheer kunnen specifieke toepassingen, zoals Bouwdossiers, alle documenten en gegevens rondom bouw- en vergunningszaken centraal vastleggen. Hierbij worden bouwtechnische tekeningen, vergunningaanvragen en bijbehorende metadata overzichtelijk samengebracht, waardoor alle informatie volledig reproduceerbaar en doorzoekbaar wordt.
Dossiers koppelen en publiceren
Aan een dossier kunnen verschillende informatieobjecten worden gekoppeld, zoals bijlagen, formulieren of correspondentie. Daarnaast is het mogelijk om relaties te leggen met archieven, andere toegangen of gerelateerde zaakdossiers, waardoor de samenhang en context tussen verschillende zaken volledig inzichtelijk blijft. Voor elk dossier kan bovendien het auteursrecht worden vastgelegd en kan worden aangegeven of het geschikt is voor publicatie op internet.
Onderwerpen bij het beheren van dossiers
Blader door verschillende thema's die betrekking hebben op het registeren en beheren van dossiers in Atlantis.
Atlantis integreert externe AI tools voor o.a. transcriberen van handgeschreven document en voor beeldtagging.
Collecties uit systemen van derden komen via Atlantis samen om gezamenlijk aangeboden te kunnen worden aan collega's of het publiek.
Bezoekers kunnen via een geïntegreerde winkelwagenfunctie eenvoudig inzage aanvragen, objecten lenen of reproducties bestellen
Atlantis kan bi-directionair koppelen met externe e-Depots. Dat betekent dat wij zowel kunnen ingesten (uploaden en muteren via Atlantis) als kunnen raadplegen (ingesten buiten ons om, ophalen via Atlantis voor raadpleging / publicatie).
FAQ
Veel gestelde vragen over het registeren en beheren van dossiers, voorzien van een beknopt antwoord. Staat je vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op.
Kan Atlantis ook locaties tonen binnen een dossier?
Atlantis kan koppelen met BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), die de officiële gegevens bevat van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar oppervlakte en locatie op kaart, die vervolgens in Atlantis ook kunnen worden getoond.
Hoe gebruik ik het identificatie kenmerk van een dossier?
Het identificatiekenmerk geeft elk dossier een unieke code, zodat het snel terug te vinden is binnen de module. Analoge identificatiekenmerken kunnen daarnaast worden geregistreerd om koppelingen met papieren archieven te behouden.
Wat is het verschil tussen begindatum, einddatum en datering?
De begindatum en einddatum geven de looptijd van de zaak aan, terwijl de datering het moment van het opstellen of registreren van het dossier aangeeft.
Wat kan ik doen met locatie‑ en straatgegevens?
Locatie, straatnaam en nummer, en plaats helpen om dossiers te koppelen aan fysieke objecten of projecten. Deze informatie vergemakkelijkt zoekacties op basis van geografische criteria.